Definition E-Rechnung: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG ab 2025).
Zeitplan zur Umstellung auf E-Rechnung:
Grundsätzlich muss jedes Unternehmen bereits seit 01.01.2025 E-Rechnungen (B2B Inland) ausstellen können. Allerdings gelten folgende Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG ab 2025):
• bis 31.12.2026: Papierrechnungen oder sonstige Rechnung, z.B. PDF, bleiben zulässig, wenn der Umsatz zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 ausgeführt wird.
• bis 31.12.2027: Papierrechnungen oder sonstige Rechnungen, z.B. PDF, bleiben zulässig, sofern der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
• bis 31.12.2027: Mit Zustimmung des Empfängers bleiben Rechnungen in einem anderem elektronischen Format zulässig, wenn die Rechnung mittels EDI-Verfahren übermittelt wird.
• Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
Auswirkungen für den Rechnungsempfänger:
Dem jeweiligen Rechnungsempfänger obliegt die Pflicht eingehende Rechnungen zu prüfen. Entsprechen diese nicht den rechtlichen Anforderungen ist dieser nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die steuerliche Betrachtung ist von der zivilrechtlichen zu trennen. Sofern die in der Rechnung aufgeführte Leistung erbracht wurde, ist der Rechnungsempfänger zur Zahlung verpflichtet selbst wenn die Rechnung nicht den steuerlichen Anforderungen (E-Rechnung) genügt. Gehen Sie davon aus, dass Ihre Kunden nicht auf den Vorsteuerabzug verzichten werden und sich, wenn dieses Risiko droht, andere Lieferanten suchen werden.
Im Rahmen der Zentralregulierung arbeiten wir bereits seit geraumer Zeit daran die gelisteten Lieferanten auf die Anforderungen der E-Rechnung umzustellen, sodass Sie hier nicht aktiv werden müssen.
Folgende Schritte empfiehlt Ihnen die MDH-Zentrale im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht ab 01.01.2027:
1. Sofern Sie Kunden im B2B-Berich haben:
Nehmen Sie kurzfristig und dringlich Kontakt zu Ihrem Systemanbieter auf und erfragen Sie dort die Voraussetzungen, um E-Rechnungen auszustellen.
2. Alternative Anbieter:
Sofern dies für Sie mit hohen Investitionen (z.B. aufgrund notwendigen Versionswechsel) verbunden ist und Sie nur wenige B2B-Kunden haben, kann es sinnvoll sein, die E-Rechnungen über eine alternative E-Rechnungsplattform abzuwickeln.
Unter folgendem Link finden Sie verschiedene Anbieter: Lösungen » Verband elektronische Rechnung (VeR)
Weitere Informationen zu den gesetzlichen Anforderungen und den Übergangsfristen finden Sie im partner.net unter Prozesse & Systeme | e-Rechnung.
